Dal 1 luglio 2016 tutte le amministrazioni dello Stato dovranno produrre esclusivamente documenti amministrativi informatici in formato digitale. L’unico documento che potrà circolare pertanto sara il “documento amministrativo informatico”. Lo stabilisce il decreto della Presidenza del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 ‘Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni’.
Il successivo D.P.C.M attuativo, recentemente pubblicato sulla Gazzetta ufficiale Serie generale n.18 del 12 gennaio 2015 prevede un periodo di transizione massimo di 18 mesi, entro i quali tutte le amministrazioni dello Stato dovranno adeguare i loro sistemi di gestione informatica dei documenti per passare, nel 2016, a produrre esclusivamente documenti digitali validi per tutti gli usi previsti dalla legge, come daltronde già stabilisce il Codice dell’Amministrazione Digitale (c.d. CAD)
Ciò premesso diventa improrogabile introdurre i protocolli PEC per ogni singola direzione Centrale in particolare per la Direzione Centrale delle Risorse Umane e dotare tutti i dipendenti di un indirizzo di posta elettronica certificata. A tal fine questa O.S. ha richiesto formalmente di trasformare tutti gli indirizzi di posta corporate oggi esistenti assegnati al personale (domini @poliziadistato.it e @interno.it) , in veri e propri indirizzi di posta elettronica certificata e di ampliare e sviluppare l’utilizzo di queste per tutte le comunicazioni interne comprese quelle aventi corso legale, come le notifiche, l’ accesso atti e le richieste/istanze formali dei dipendenti agli uffici Centrali. A tal proposito si fà presente che i predetti indirizzi corporate di per se già garantiscono la certezza del soggetto richiedente. Resta solo munire questi indirizzi di un certificato digitale.
In linea con quanto prevede il nuovo CAD, tutti gli uffici centrali devono dotarsi di protocollo PEC informatico e i relativi indirizzi PEC devono essere resi noti sul siti intranet istituzionali (doppiavela) con l’indicazione del responsabile del procedimento per ognuno di questi protocolli.
